Transformation Digitale

Dans un monde où l’activité des TPE/PME repose largement sur leurs fichiers numériques (devis, planning, base clients…), perdre ses données peut avoir des conséquences très concrètes: arrêt de l’activité, pertes financières, clients mécontents… 

Pourtant, peu d’entreprises ont mis en place des sauvegardes efficaces.
Cet article vous aide à comprendre pourquoi sauvegarder ses données n’est pas une option, mais un véritable levier de protection, de productivité et de croissance. Un point que votre Expert-comptable peut aussi aborder dans une démarche de prévention des risques.

L’entrepreneur du mois : Marc, paysagiste connecté

Nom : Marc
Activité : Dirigeant de sa TPE dans le secteur de la jardinerie connectée
Équipe : 3 CDI 
Année de création : 2022

Marc dirige Mon Jardin Connecté, une TPE spécialisée dans l’aménagement paysager et l’installation de systèmes d’arrosage intelligents. Son quotidien repose sur la gestion des plannings, des devis personnalisés et d’une base clients bien fournie.
Un matin, l’ordinateur principal de Marc refuse de démarrer. Écran noir. Tous ses documents en cours sont inaccessibles : devis, plannings, factures, base clients… 
En quelques secondes, son activité est paralysée.
Marc n’avait pas mis en place de système de sauvegarde. 

Résultat : plusieurs jours perdus à tenter de récupérer les fichiers, des chantiers reportés et des clients agacés.

Cette expérience lui a servi de leçon. Sur les conseils de son experte-comptable, et après un point sur ses outils numériques et les risques liés à son activité, il a décidé de mettre en place des actions de sauvegarde pour protéger son activité

Pourquoi la sauvegarde des données est-elle vitale pour votre entreprise ?

Quand on est à la tête d'une TPE/PME, on pense rarement à la sauvegarde de ses données. Pourtant, c'est l'un des meilleurs boucliers pour protéger votre activité. En cas de pépin, une bonne sauvegarde peut faire la différence entre une simple interruption et une catastrophe.

1. Sauver votre chiffre d'affaires et votre réputation

Chaque heure d'arrêt coûte cher. Une étude de Datto estime qu’une PME perd en moyenne 8 000 à 10 000 € par heure d’arrêt complet, en cumulant perte de chiffre d’affaires, frais imprévus et impact sur la réputation.
Pensez-y : des devis en attente, des commandes suspendues, des clients qui s'impatientent... L'histoire de Marc le montre bien : une panne a entraîné des reports de chantiers et la perte de contrats.

2. Gagner la confiance de vos clients et partenaires

Dans le monde d'aujourd'hui, la sécurité des données n'est plus une option. C'est un argument de vente. Pouvoir expliquer à vos clients et à vos partenaires comment vous protégez leurs informations est un atout de poids.

La sauvegarde vous aide aussi à respecter des obligations légales, comme le RGPD. En cas de contrôle ou de fuite, prouver que vous avez mis en place des mesures de protection peut vous éviter de lourdes sanctions financières.

3. Simplifier le quotidien de votre équipe

La sauvegarde n'est pas réservée aux catastrophes. Elle est aussi là pour vous simplifier la vie.

• Un fichier supprimé par erreur ? Restaurez-le en un clic.
• Une mauvaise modification sur un document ? Revenez à une version antérieure.
• Un membre de l'équipe stressé à l'idée de tout perdre ? Dites-lui qu'il peut travailler l'esprit tranquille.

Les solutions modernes sont souvent automatisées, ce qui vous fait gagner du temps et vous garantit que vous n'oublierez jamais une sauvegarde.

4. Quelles solutions concrètes pour une TPE/PME ?

Mettre en place une sauvegarde, ça ne veut pas dire se lancer dans un projet technique complexe. Au contraire, les options d'aujourd'hui sont à la fois simples et abordables. Il suffit de choisir celle qui correspond à votre situation : le volume de vos données, votre budget et la façon dont vous travaillez.

1. Le Cloud : simple, flexible et sans souci

C'est la solution la plus populaire. Avec des services comme Google Drive, Microsoft OneDrive ou Dropbox Business, vos fichiers sont stockés à distance. C'est sûr et vous y avez accès de n'importe où, que vous soyez au bureau, sur un chantier ou chez un client.

• Le gros plus ? Tout est automatique. Une fois la configuration faite, vous n'avez plus à y penser. Les données se sauvegardent d'elles-mêmes en arrière-plan.
• En pratique : Vous pouvez retrouver un document sur votre smartphone ou partager un fichier avec un collaborateur en quelques clics.
• Attention : Vérifiez où sont situés les serveurs de votre fournisseur. Pour être en règle avec le RGPD, l'idéal est qu'ils soient en Europe. Et si votre connexion internet est lente, la première synchronisation peut prendre du temps.

Pour réduire les coûts, paramétrez une synchronisation sélective. Ne sauvegardez que les dossiers vraiment critiques (devis, factures, documents clients).

2. La sauvegarde locale : rapide et 100% sous votre contrôle

Ici, vos données restent chez vous. Elles sont copiées sur un support physique qui ne quitte pas vos locaux.

• Pour qui ? C'est parfait si vous voulez une restauration quasi instantanée sans dépendre d'une connexion internet.
• Les supports : Vous avez le choix entre un simple disque dur externe (comme un Western Digital ou un Seagate) ou, pour plus de puissance et de fonctionnalités, un serveur NAS (Synology, QNAP).
• L'avantage majeur : La rapidité. En cas de problème, vous accédez à vos données en un clin d'œil.
• Le point faible : La sécurité physique. Votre matériel peut être volé, subir un incendie ou une inondation. C'est une vulnérabilité à ne pas négliger. Pensez aussi à vérifier régulièrement son état et à le changer s'il vieillit.

Pour ne prendre aucun risque, stockez votre disque ou votre NAS dans un coffre ignifuge et prévoyez une copie de sauvegarde sur un autre site.

3. Les services spécialisés : une tranquillité d'esprit "clé en main"

Si vous voulez déléguer entièrement cette tâche, ces services sont faits pour vous. Des entreprises comme OVHcloud ou Acronis s'occupent de tout : configuration, sauvegarde automatique, et même l'aide en urgence si vous avez un problème.

• Ce que vous gagnez : Une sécurité de haut niveau, avec un chiffrement solide et une protection contre les ransomwares. Vous bénéficiez aussi d'un support technique en cas de coup dur.
• Le prix à payer : Le coût est généralement plus élevé, car il est calculé selon le volume de données et la fréquence des sauvegardes. De plus, certains contrats peuvent vous engager sur la durée.
• À qui ça s'adresse ? Aux entreprises qui ont des données très sensibles et qui veulent un accompagnement sur mesure.

Pour démarrer, choisissez la formule la plus simple. Vous pourrez toujours faire évoluer votre abonnement à mesure que votre entreprise et votre volume de données grandissent.

Les bonnes pratiques à adopter

Pour que votre sauvegarde soit vraiment efficace, suivez ces quelques règles simples :

• Règle du 3-2-1 : Ayez 3 copies de vos données, sur 2 types de supports différents, dont 1 hors de vos locaux.
• Automatisez : Fini les sauvegardes manuelles. Laissez les machines faire le travail.
• Testez : Vérifiez régulièrement que vous pouvez restaurer vos fichiers. Une sauvegarde inutile est une sauvegarde défectueuse.

En résumé, la sauvegarde n'est pas un luxe, mais une assurance.
Dans le cas de Marc, quelques dizaines d'euros par mois auraient suffi à lui épargner bien des soucis et des pertes financières.
Et parfois, un simple échange avec votre expert-comptable peut suffire à enclencher les bonnes pratiques.

C'est un investissement qui protège votre entreprise, votre réputation et votre tranquillité d'esprit.