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Transformation Digitale

Comment le numérique vous aide à réduire vos charges ?

Quel que soit le contexte économique, le combat de beaucoup d’entreprises est d'accroître son chiffre d'affaires et d’optimiser sa trésorerie ou bien au moins d’assurer sa pérennité. Alors, lorsque la tendance économique est mise à mal par des événements comme ceux que nous traversons depuis 2020, les dirigeants d’entreprises doivent redoubler d’efforts pour trouver des méthodes afin d’ arriver à ces optimisations. 
La réduction des charges via la recherche de postes d’économies est un levier intéressant, pouvant favoriser la santé financière d’une structure.

Le client du mois :

Pierre 27 ans
Fonctions :  propriétaire gérant d’une salle de sport à Poitiers.
Structure : SARL
Effectif de la structure : 1 coach en CDI + 3 coachs en freelance 
Chiffre d’affaires annuel: 300 000€
Charges mensuelles : 24 000€
Activité : Salle de musculation proposant des abonnements avec engagement pour accéder à : des coachings, un accès à un plateau d’équipement cardio et muscu, un accès à des cours collectifs dispensés par des coachs.

Pierre a acheté une salle de sport en 2019 existante depuis 2015. La crise sanitaire de 2020 a inévitablement impacté l’exploitation de la structure en entraînant une chute du nombre d’abonnés de 30%. Le marché peine à reprendre, car les habitudes de consommation ont évolué suite à cette période, et la concurrence n’a pas diminué puisque beaucoup de structures ont pu résister grâce aux aides gouvernementales mises en place.

La nouvelle période d’inflation que nous rencontrons depuis plusieurs mois est un nouvel impact économique qui alerte davantage Pierre car durant la crise sanitaire il a déjà bien creusé dans sa trésorerie et à présent il doit faire face à la hausse quasiment générale de ses charges dans un contexte où il ne peut pas augmenter son panier moyen au risque de repousser sa clientèle.

Pierre s’oriente vers son Expert-comptable pour obtenir ses conseils avisés sur la situation et anticiper les dommages que cette période de hausse des prix pourrait causer.
L’Expert-comptable présente à Pierre un tableau des charges mensuelles de la salle pour hiérarchiser les postes de dépenses pour ensuite trouver comment les alléger.

Les comparateurs en ligne

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L’Expert-comptable de Pierre met en évidence que, outre les charges fixes comme le loyer ou les salaires des employés, la consommation électrique de la structure représente un poste d’économie envisageable en passant par un comparateur en ligne afin de renégocier le contrat d’énergie de l’entreprise.

Le Gouvernement a participé à la mise en place du service Energie-Info qui propose sur son site web un comparateur d’énergie accessible aux professionnels et aux particuliers en ligne. Pierre n’a qu’à saisir les données de consommation de ses anciennes factures et en moins d’une minute il obtient une liste d'offres disponibles. 

Pierre sélectionne deux offres plus intéressantes que celle dont il dispose actuellement et peut même consulter toutes les modalités de ces offres sur le site Energie-Info qui propose de les comparer pour que Pierre puisse trancher pour la solution la plus adaptée. 

Bien que les salaires ne puissent être renégociés malgré l’inflation, l’Expert-comptable a fait remarquer à Pierre qu’il lui était possible par la même méthode de comparer et d’économiser sur les dépenses en mutuelle et assurance.

Pour cela des sites proposent des études complètes comme :

 

Grâce à cette méthode, Pierre a pu, en quelques clics, dénicher et souscrire de nouveaux contrats à des tarifs plus intéressants. Il économisera 3% par an sur l'électricité, 6% par an sur ses assurances et mutuelles.

Astuce : Il est important et très intéressant de procéder au moins une à deux fois par an à des renégociations de contrat sur des charges telles que la téléphonie, l’énergie, etc.

Les aides financières

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L’Expert-comptable contacte Pierre pour lui indiquer qu’il peut aussi être éligible à certaines aides dédiées aux professionnels ce qui pourrait coller à sa démarche de sauvegarde de sa trésorerie.

Et grâce au numérique il est possible de trouver en ligne les aides auxquelles une entreprise pourrait prétendre.
Sur aides-entreprises.fr par exemple, il suffit de renseigner son numéro de SIRET et son projet pour obtenir la liste complète et à jour des aides qui sont disponibles.
De l’aide à la création d’entreprise, en passant par la reprise ou par l’aide à la gestion et exonération, toutes les aides pertinentes et accessibles par l'entreprise sont disponibles sur ce site.

Ainsi Pierre effectue une recherche d’aide pour sa salle de sport dans une optique de gestion financière et il obtient plusieurs résultats intéressants.

  • Les aides au financement garanties par la BPI ou par le Gouvernement : Pierre demandera à son Expert-comptable d’étudier cette piste pour éventuellement se faire financer un prêt garanti afin de remonter sa trésorerie.
    Il pourrait aussi utiliser ce financement pour apporter du renouveau dans sa salle de sport afin de se démarquer un peu plus de ses concurrents en renouvelant le petit matériel par exemple.
  • L’aide aux employeurs d’apprentis : Pierre pourrait diminuer ses charges en freelances s’il intègre dans son équipe un(e) apprenti(e) en contrat d’apprentissage qui pourrait assurer des heures normalement facturées par des freelances.
    Réussir à générer des économies sur la masse salariale est une action importante car il s’agit du poste de dépense le plus important dans la plupart des entreprises.
    La prise en charge des contrats d’apprentissage est couverte en quasi-totalité par les aides gouvernementales.
    Depuis le 1er janvier 2023, l’aide à l'embauche d'un alternant s'élève à 6 000 € et est valable sur la première année de contrat uniquement, lors de l’embauche d'un jeune de moins de 30 ans en contrat d’apprentissage. 
    Pour pouvoir en bénéficier, l’employeur doit avant le début de l’exécution du contrat d’apprentissage ou, au plus tard, dans les cinq jours ouvrables qui suivent celui-ci, adresser le contrat conclu avec l’apprenti à l'opérateur de compétences (Opco) dont il dépend. L’aide est versée chaque mois par anticipation de la rémunération par l’Agence de services et de paiement (ASP) et à compter du début d’exécution du contrat. Les différentes conditions d’éligibilité et tranches de rémunération sont disponibles et misent à jour sur le site du Gouvernement.

 

Grâce à cette recherche d’aides en ligne, Pierre va pouvoir augmenter sa trésorerie de 20 000 €, ce qui devrait l’aider à passer plus sereinement  la période d’inflation. Et il va pouvoir intégrer dans son équipe une nouvelle recrue en apprentissage dont la rémunération sera en partie financée par l’aide à l’embauche de jeunes alternants. Ce qui représentera un allégement  financier pour la structure, de 17h de coaching par semaine en freelance qui représente environ 1 300€ . 

Réduire ses achats en passant par le numérique

L’un des derniers postes d’économies que l’Expert-comptable conseille à Pierre d’étudier est celui des achats de fournitures pour l’exploitation de sa salle de sport.
Outre les produits ménagers indispensables pour l’entretien de son établissement, Pierre a relevé une forte consommation de papier et d’encre par son équipe notamment dans le cadre de l’impression des contrats des adhérents, des programmes d'entraînement personnalisés et des fiches d’inscription ou de prise de renseignements. 

Il décide alors de digitaliser un maximum de processus nécessitants du papier. 
Pour les contrats d’abonnement Pierre imprimait les contrats depuis son logiciel d’inscription, en deux exemplaires à faire signer à son client.
Il décide de changer sa procédure en investissant dans une tablette de signatures numériques et en envoyant par email à ses clients leurs contrats d'abonnement signés. Il prendra une matinée pour former son équipe. Pour cela rien de bien compliqué, il suffit de sauvegarder sur l’ordinateur de la salle, les contrats au format pdf plutôt que de les imprimer, puis de les envoyer en pièces jointes directement par email sur l’adresse fournie par l’adhérent lors de son inscription.

Les programmes d'entraînements personnalisés qui étaient initialement réalisés sur des formulaires en papier, seront mis en forme sur une trame de tableur telle que Google Sheets ou Click Up et une fois remplie, les coachs n’auront qu’à les envoyer par email également plutôt que de les imprimer.
Ils seront stockés sur une plateforme de stockage en ligne sécurisée comme Asana, Dropbox ou Google Drive et accessibles à l’ensemble des membres de l’équipe.

Pour la partie prise de renseignements et fiches d’inscription, Pierre a investi dans une tablette numérique mise à disposition de son équipe à l’accueil afin que les saisies de prospects soient effectuées sur un formulaire Google depuis la tablette.
Le formulaire Google est un outil gratuit et pour quiconque possède une adresse Gmail. Il permet d’éditer ses propres formulaires et a l’avantage de regrouper les saisies dans un tableur Google. 

Ainsi Pierre économisera une grande quantité de papier et d’encre et gagnera même du temps sur la saisie de ses prospects puisqu’ils seront directement enregistrés dans un fichier lié à son compte Google.  

Avec cette nouvelle structure financière, Pierre va pouvoir appréhender l’année à venir de manière plus sereine tout en continuant d'optimiser son nombre d’abonnés à la salle.

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